Evenement organiseren

Organiseert u een evenement? Soms hoeft u dit alleen te melden, in de andere gevallen vraagt u een evenementenvergunning aan.

U kunt volstaan met een melding van uw evenement bij de gemeente als:

• het een evenement in de openbare ruimte is (het gaat hier niet om evenementen op eigen terrein)
• het aantal bezoekers niet meer bedraagt dan 150 personen
• het niet langer duurt dan één dag en plaatsvindt op maandag tot en met zaterdag tussen 9.00 en 23.00 uur of op een zon- of feestdag tussen 13.00 en 23.00 uur
• het geluidsniveau op een afstand van 10 meter van de geluidsbron niet meer dan 80 dB(A) bedraagt
• het evenement niet op de rijbaan of een (brom)fietspad wordt gehouden en geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten
• er geen ander evenement in de nabijheid plaatsvindt
• het evenement geen politiecapaciteit vergt
• u geen eten, alcoholhoudende drank of andere goederen verkoopt
• u slechts kleine objecten met een totale oppervlakte van maximaal 25 m² plaatst

Voldoet uw evenement aan de genoemde criteria, dan hoeft u dit alleen te melden. In alle andere gevallen moet u een evenementenvergunning aanvragen.

Evenement melden

Een evenement melden is gratis en doet u minimaal 5 werkdagen voordat het evenement plaatsvindt. Klik op de button hieronder om uw evenement direct te melden.

Vergunning aanvragen

Een aanvraag voor een evenementenvergunning doet u zo vroeg mogelijk. Bij voorkeur minimaal 3 maanden van tevoren, maar uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement in geval van een B-of C- evenement. Voor een A-evenement geldt dat u de vergunning uiterlijk 8 weken van tevoren moet aanvragen.

Doet u uw aanvraag later (of is hij dan nog niet compleet), dan is het niet mogelijk een evenementenvergunning te krijgen.

Denk bij uw aanvraag aan:

• een veiligheidscalamiteitenplan
• een verkeers- en bereikbaarheidsplan
• programma/draaiboek
• een ingetekende plattegrond van de evenementenlocatie

Melding brandveilig gebruik

Plaatst u bij uw evenement een tijdelijke verblijfsruimte voor meer dan 150 personen, zoals een tent of tribune? Dan kan het zijn dat u een melding voor brandveilig gebruik moet doen.

Alcohol schenken

Als u bij uw evenement zwakalcoholische dranken wilt verkopen/schenken, vraagt u een ontheffing aan.

Wat kunt u doen voor een succesvolle vergunningaanvraag?

Een complete aanvraag zorgt ervoor dat de gemeente uw aanvraag snel in behandeling kunnen nemen. Kijk daarom goed in het formulier welke informatie en documenten u moet aanleveren.

Aanvraagformulieren

Evenement melden met DigiD

Evenement melden met eHerkenning

Vergunning aanvragen met DigiD

Vergunning aanvragen eHerkenning
 

Vragen?

Heeft u een vraag? Neem contact op via vergunningen@maassluis.nl of bel naar 14 010.

 

Om te zorgen voor de veiligheid van de deelnemers aan uw evenement en die van de bewoners van de stad stelt de gemeente, samen met onder meer politie en brandweer, voorwaarden aan evenementen.

Om te kunnen inschatten of uw evenement aan deze voorwaarden voldoet vraagt de gemeente u inzicht te geven in de volgende zaken:

• de duur van uw evenement, de grootte van de evenementenlocatie en hoeveel inzet van hulpdiensten er nodig is
• het aantal verwachte bezoekers op het drukste moment
• de impact die het evenement heeft op het leefklimaat in de stad
• of het evenement past bij de aard van de locatie
• het gevaar voor de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid
• de mate waarin het verkeer wordt belemmerd
• het gevaar op verontreinigen en beschadigen van de natuur, milieu of openbare voorzieningen
• de kans op een goed verloop van het evenement

Om u zo goed mogelijk voor te bereiden over de mogelijkheden en restricties die gelden adviseren wij u het Beleid evenementenvergunningen Maassluis (PDF, 5,9 MB) goed door te nemen. Hierin staat exact beschreven op welke wijze uw aanvraag voor een evenementenvergunning wordt beoordeeld en waarmee u rekening moet houden.

Veiligheidsplan

Een zeer belangrijk onderdeel van uw voorbereiding en aanvraag is het veiligheids- en calamiteitenplan. Dit plan omvat de belangrijkste basisinformatie van uw evenement en is bovendien de leidraad bij incidenten en calamiteiten. Het plan wordt beoordeeld door gemeente en veiligheidsdiensten. De plattegronden van de evenementenlocaties vindt u verderop op deze pagina onder 'Plattegronden evenementen', en op pagina 15 tot en met 31 van het Beleid evenementenvergunningen Maassluis (PDF, 5,9 MB).

Verkeers- en bereikbaarheidsplan

Ook belangrijk is het verkeers- en bereikbaarheidsplan. Zeker op het moment dat u tijdelijk wegen afsluit en/of het verkeer hindert. Mogelijk moet u ook verkeersregelaars inzetten. Verkeersregelaars moeten een instructie volgen via SVNL. Pas na het volgen van de instructie kunnen deze personen worden aangesteld door de gemeente en mogen zij als verkeersregelaar worden ingezet. Via het bijgevoegde format kunt u alle gewenste informatie uitwerken in een verkeersplan.

Duurzaamheid

Wanneer u een evenement organiseert, verwacht de gemeente dat u dat doet op een duurzame wijze. Bij een subsidie-aanvraag voor een evenement is het verplicht om een toelichting te geven over de invulling van duurzaamheid rondom de activiteit. Onderstaand alvast enkele korte tips:

• digitale aankondiging in plaats van papieren flyers
• recyclebare bekertjes in plaatsen van plastic
• een statiegeldsysteem voor bekertjes
• scheiden van afval
• aggregaat op zonne-energie  
• gebruik kraanwater in plaats van plastic flesjes
• stimuleer gebruik van OV en fiets   

Gezondheid

Wanneer u een evenement organiseert, verwacht de gemeente dat u aandacht besteedt aan de gezondheid en het welzijn van bezoekers, medewerkers en vrijwilligers. Een gezonde evenementenomgeving draagt bij aan een prettige en veilige beleving voor iedereen. Onderstaand alvast enkele korte tips:

• Zorg voor een gevarieerd voedingsaanbod, waarbij ook gezonde opties beschikbaar zijn (fruit, volkorenproducten, groenten).
• Zorg voor voldoende drinkwaterpunten.
• Creëer schaduwrijke rustplekken bij warm weer.
• Bied rookvrije zones aan (bij voorkeur het gehele terrein rookvrij).
• Stimuleer beweging, bijvoorbeeld door middel van looproutes.
• Zorg voor EHBO-post en duidelijk herkenbare hulpverleners.
• Voorkom geluidsoverlast om stress en gehoorschade te beperken.
• Zorg voor goede hygiënevoorzieningen, zoals schone toiletten en handwaspunten.

Locatieprofielen

De gemeente heeft diverse locaties waar evenementen georganiseerd kunnen worden. Dit zijn:

• Markt
• Parkeerplaats aan de Marelstraat
• Bloemhof
• Koningshoek (parkeerplaats bij supermarkt Hoogvliet)
• Schanseiland
• Petrus Kockstraat (parkeerplaats bij Schuurkerk)
• Binnenhaven
• Stadhuiskade
• Govert van Wijnkade
• Burgemeester de Jonghkade
• Groenstrook langs het Scheur (naast Avonturis)
• Dr. Albert Schweitzerdreef (atletiekbaan)
• Wethouder Smithal
• Olympiahal

Van deze locaties zijn locatieprofielen gemaakt met informatie over de belastbaarheid, de mogelijkheden en de restricties.

De gemeente kan uw evenement, als extra service, ondersteunen met diensten, materialen en advies.

Stadsbedrijf

Stadsbedrijf kan, namens de gemeente, diensten verlenen en materialen in bruikleen geven aan niet-commerciële evenementenorganisaties. Hiervoor worden normaal gesproken geen kosten in rekening gebracht. U bent zelf verantwoordelijk voor het ophalen en terugbrengen van de materialen. Neem contact op met Stadsbedrijf via telefoonnummer 14 010 voor meer informatie over deze huurmogelijkheden.

Stadsbedrijf kan u helpen met de volgende materialen:

• dranghekken (maximaal aantal: 65);
• rood-wit afzethek (maximaal aantal: 10);
• afvalbakken (maximum aantal: 100);
• vlaggenmasten (maximaal aantal: 15)

Uitsluitend evenementen die voldoen aan de volgende voorwaarden komen in aanmerking voor ondersteuning van de gemeente:

• het evenement heeft een niet-commercieel karakter;
• het evenement heeft een openbaar karakter en is vrij toegankelijk;
• het evenement vindt plaats op gemeentegrond. 

De ondersteuning van de gemeente is voor uw organisatie kosteloos als wordt voldaan aan deze voorwaarden. De gemeente neemt contact met u op om de inzet vanuit de gemeente met u af te stemmen. 
Bij gelijktijdige evenementen worden beschikbare materialen evenredig verdeeld. 
De gemeente behoudt zich het recht voor om medewerking te weigeren 

Let op, het huren van deze materialen is alleen toegestaan voor evenementen zonder winstoogmerk. Wilt u gebruik maken van deze materialen stuur dan een e-mail naar gemeente@maassluis.nl.

SPEM

Stichting Publieke Evenementen Maassluis organiseert, coördineert en begeleidt activiteiten om goede evenementen in Maassluis mogelijk te maken. Heeft u vragen over de wijze waarop u uw evenement kunt organiseren, of wilt u sparren met iemand die u mogelijk op weg kan helpen, schroom dan niet contact op te nemen met SPEM: www.spem.nu.

Stadsmakelaar SamenzijnwijMaassluis

De Stadsmakelaar SamenzijnwijMaassluis van gemeente Maasluis verbindt inwoners, organisaties en initiatieven die zich inzetten voor ontmoeting, inclusie, sociale cohesie én tegen eenzaamheid in onze stad. Heeft u een idee, activiteit of evenement dat mensen samenbrengt? Stadsmakelaar SamenzijnwijMaassluis denkt graag mee, ondersteunt waar nodig en zorgt voor verbinding met passende partners. U kunt contact opnemen via info@samenzijnwijmaassluis.nl of kijk voor meer informatie bij SamenzijnwijMaassluis.

Stadsmakelaar Cultuur

De Stadsmakelaar Cultuur van gemeente Maassluis is de spin in het web binnen het lokale culturele leven. Hij kan uw evenement ondersteunen en zorgen voor verbinding met andere organisaties. Neem contact op via stadsmakelaarcultuur@maassluis.nl of kijk op Stadsmakelaar Maassluis.

Gezondheid

Wilt u uw evenement gezonder maken? Maak dan gebruik van begeleiding op maat voor uw evenement. De Gezondheid Regisseur van Maassluis kijkt graag met u mee hoe u uw evenement nog gezonder kan maken. Neem contact op via gezondheid@maassluis.nl. 

Ervaar Maassluis kan uw evenement zo goed mogelijk onder de aandacht brengen bij een breed publiek.

Bezoek Ervaar Maassluis

Er zijn gemeentelijke subsidies die u kunt gebruiken voor de financiering van uw evenement. Ook kunt u mogelijk een beroep doen op lokale, regionale en landelijke fondsen.

Subsidie

Evenementen die aansluiten bij de doelstelling van de gemeente kunnen subsidie krijgen. In de Nota evenementen in Maassluis (PDF, 1,9 MB) en de Nadere subsidieregel 'Evenementen Maassluis' (PDF, 386 KB) vindt u overzichtelijk welk soort evenementen kans maakt op subsidie.

De gemeente heeft 3 soorten subsidies voor evenementen:

• Beeldbepalende evenementen
  Deze evenementen hebben een sterke culturele en/of historische binding. Het gaat om grootschalige evenementen die veelal een (boven)regionale uitstraling hebben.
• Innovatieve evenementen
  Deze nieuwe evenementen zijn inhoudelijk vernieuwend en onderscheidend. Het evenement moet een duidelijke aanvulling zijn op het bestaande aanbod van evenementen. Dit is een 'aanjaagsubsidie'.
• Lokale reguliere evenementen
  Deze kleinschalige reguliere evenementen en activiteiten op gemeentelijk niveau voorzien in een lokale behoefte. Voor kleinschalige buurtactiviteiten, zoals een straatfeest of -barbecue, kent de gemeente ook nog een afzonderlijke subsidieregeling.

Een subsidie is altijd op basis van cofinanciering. Dit betekent dat evenementenorganisatoren zelf moeten zorgen voor andere vormen van inkomsten.

Uw subsidie-aanvraag moet uiterlijk 3 maanden voor aanvang van het evenement binnen zijn bij de gemeente. Wel vragen wij u zo vroeg mogelijk een globale indicatie aan te geven bij de gemeente van het subsidiebedrag dat u denkt aan te gaan vragen. In het geval van een jaarlijks terugkerend evenement vragen wij u dit uiterlijk 1 september het jaar voorafgaande aan uw evenement te doen.

Subsidie aanvragen

Fondsen

Er zijn verschillende fondsen die mogelijk financieel kunnen bijdragen aan uw evenement. Wij verwijzen u graag naar de website van deze lokale, regionale en landelijke fondsen voor meer informatie en de criteria:

Fonds Schiedam Vlaardingen e.o.

• Deltaport Donatiefonds
• Prins Bernhard Cultuurfonds
• Oranje Fonds
• Govert van Wijnstichting
• Stichting de Groot Fonds
• Stichting Elize Mathilde Fonds
• Stichting Bevordering van Volkskracht

Om een goede aanvraag te schrijven biedt Fonds Schiedam Vlaardingen e.o. regelmatig de Basiscursus Fondsenwerving.

De tarieven voor 2026 voor het in behandeling nemen van een aanvraag tot het verkrijgen van een vergunning voor een:

• A-evenement is € 92,35
• B of C-evenement is € 123,10

Zie ook:

• Verordening op de heffing en de invordering van leges Maassluis 2026