Elektronische ondertekening

Misschien is het u opgevallen: steeds minder (overheids)instanties sturen nog brieven met een geschreven 'natte' handtekening. Tegelijkertijd worden elektronische handtekeningen door steeds meer organisaties toegepast (Rijksoverheid). Dit is een logisch gevolg van dat we steeds meer dingen digitaal doen, én het is wettelijk toegestaan.

Zo werkt ook gemeente Maassluis steeds meer digitaal. Documenten worden digitaal opgesteld en opgeslagen in beveiligde systemen. In deze systemen zijn de documenten altijd terug te vinden door een medewerker die daarvoor toestemming heeft of bevoegd is. Daarom zetten we geen handtekening onder documenten of brieven als dat niet wettelijk verplicht is. Hiermee voorkomen we veel onnodige werkzaamheden. De ondertekening bevat altijd de naam van het organisatieonderdeel en de naam en functie van de ondergetekende. Gemeente Maassluis heeft vastgelegd wie welke besluiten mag nemen. Deze afspraken staan in de mandaatregeling.

Twijfelt u of een brief die u hebt ontvangen juridisch geldig is? Neem dan contact met ons op. Uiteraard wordt een uitzondering gemaakt voor een geschreven handtekening bij bijzondere gebeurtenissen.

Voorbeelden

Voorbeelden van documenten die binnen ons systeem worden goedgekeurd en daarmee niet van een handtekening zijn voorzien:

  • Besluit Duurzaamheidslening;
  • Besluit Starterslening.

Elektronische ondertekening

Wanneer een handtekening wel wettelijk verplicht is, gebruiken we steeds vaker een elektronische handtekening. Met de invoering van de eIDAS-verordening in de Europese Unie is het gebruik van elektronische handtekeningen definitief vastgelegd in het Europese en Nederlandse recht. Hiervoor heeft gemeente Maassluis een officieel goedgekeurde digitale oplossing in gebruik genomen: Zynyo. Deze moderne en slimme manier van een elektronische handtekening zorgt ervoor dat:

  • Het document hoort bij de persoon die het heeft ondertekend;
  • Duidelijk is wie het document heeft ondertekend;
  • Het document wordt gemaakt met middelen waar alleen de persoon die ondertekent toegang toe heeft;
  • Aan het document zijn gegevens toegevoegd, zodat later te zien is of er iets is veranderd.

We gebruiken de elektronische handtekening alleen als het document ook digitaal naar u wordt verzonden. Heeft u toch een papieren exemplaar ontvangen van een document met een elektronische handtekening? Dan is dit een kopie van het digitale en rechtsgeldige origineel. Deze is in bezit van de gemeente en kunt u altijd bij ons opvragen.

Document met elektronische handtekening openen

Ontvangt u een elektronisch ondertekend document? Dan moet u een programma hebben dat het document kan lezen en de elektronische handtekening kan bekijken. Bijvoorbeeld Acrobat Reader.

Bij het openen van het elektronische document controleert het programma de handtekening. Als alles in orde is, ziet u dat op uw scherm. Als er een waarschuwing op uw scherm verschijnt, mag u die handtekening niet zomaar vertrouwen. U moet dan uitzoeken wat er aan de hand is. Let erop dat het certificaat (die de handtekening controleert) geldig is. Dat de uitgever het certificaat niet heeft ingetrokken en dat de uitgever vertrouwd is.

Vragen?

Als u nog vragen hebt, neem dan contact met de contactpersoon die op de brief staat vermeld.